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團媽問題回覆-小幫手常常出錯貨,我該怎麼辦?

出錯會造成客戶抱怨,還會造成物流成本提高,一定要好好管理與控制


團媽留言小編希望幫忙解答困惑,本團隊都非常樂意提供協助


出貨是團購經常發生錯誤的一個環節,因為客戶下單經常是混雜眾多不同品項的商品,而且每個商品的到貨時間又不統一,所以出貨就成為小幫手非常困擾的一件事。

為了要讓錯誤率降低,必須要做好以下幾點控制:

  1. 訂單要可以用商品關鍵字搜尋

  2. 部分到貨的訂單要可以拆單

  3. 正式出貨時要先產生揀貨單

  4. 出貨小幫手要依照出貨單出貨


透過以上四個步驟,就可以盡量的避免發生出錯貨的問題,每個步驟如何達成呢?

讓小編逐一詳細說明:

1. 訂單要可以用商品關鍵字搜尋

客人下單時,常常一張訂單包含很多項商品,而每個商品的到貨時間不統一,所以用關鍵字搜尋商品的最大好處是,當某一樣商品到貨時,直接輸入商品名稱做搜尋,就可以把所有符合關鍵字的訂單條列出來,讓小幫手快速檢視,免除第一個困擾,貨到了小幫手漏單沒出貨,讓客人苦等

列出所有符合商品關鍵字的訂單之後,小幫手先把單純的訂單(只有訂單一商品或是訂單中的商品已經全部到貨)勾選,勾選之後就可以交給出貨小幫手安排出貨了,解決第二個困擾,單純的訂單應該快速出貨


2. 部分到貨的訂單要可以拆單

遇到比較複雜的訂單,客人一張訂單中包含了好幾樣商品,其中有部分已經到貨,有些還沒有到貨,要可以把一張訂單拆成兩張訂單,讓到貨商品進入出貨流程,還沒到貨商品維持在未出貨狀態,解決第三個困擾,部分出貨的訂單常常會忘記還有貨沒出,造成後續查貨與庫存問題

拆單是在團購中非常重要的功能,因為訂單中的商品到貨時間不一致,如果等全部到貨才發貨,客人會因為等太久不耐煩而以後不跟你下單,如果沒拆單就直接發貨,一段時間後就會造成混亂,不知道哪些訂單已經全部發貨,哪些訂單只有部分發貨,哪些根本沒發貨,結果小幫手們一天到晚都在靠記憶回想,更可怕的是當小幫手離職,一切都沒有留下記錄,開始大混亂。生意要越做越大,管理是一個必然的項目,透過管理機制,才能解決第四個困擾,訂單與出貨的狀態不夠清楚,無法分工合作,小幫手也常常搞不清楚狀況


3. 正式出貨時要先產生揀貨單

進入實際出貨流程時,最可怕的就是數量不正確,以及把甲客人的商品寄給乙客人,這些都是導致客戶抱怨,也會造成物流來回件的成本增加,要有效避免錯誤的最好方法就是先產生揀貨單。

揀貨單是把多個客人這批要出貨的商品先集合在一張單子上,譬如甲+乙+丙+丁四個客人今天要出貨的商品都先全部加起來變成一張要去倉庫揀貨的單子(如下圖),讓小幫手先把這些商品都揀好集合在一個出貨籃中,然後再依照每個客人自己的出貨單個別出貨,當四個客人的商品裝箱完成後,出貨籃是空的,表示出貨正確,可以封箱;如果四個客人的商品裝箱時發現出貨籃的商品短少或是有剩,那都表示出錯貨了!

這樣可以在不增加人力的狀況下,做到讓出貨小幫手自我檢查,解決第五個困擾,無法增加人力檢查出或有無錯誤,卻要減少出貨錯誤

4. 出貨小幫手要依照出貨單出貨

出貨小幫手在幫客人裝箱的時候,要依照出貨單出貨,所以每一個客人都會有一張專屬的出貨單(如下圖),依照上面的例子,甲、乙、丙、丁四個客人就會有四張出貨單,出貨小幫手依照清楚的出貨單進行出貨,自然錯誤就會減少。

再加上跟揀貨單的交叉比對,自我檢查,就可以讓出貨錯誤率降到最低,更重要的是,可以把出貨單隨箱一起附給客人,客人收到貨時也很方便可以檢查箱子中的商品數量與品項,解決第六個困擾,客人收到貨後不知道這次寄貨是包含哪些訂單中的哪些商品


四個小秘訣,一定能徹底解決出貨錯誤的困擾,讓團媽不要浪費人力也不要浪費物流成本,今天的團媽問題回覆就先解答到這邊,如果還有任何需要小編解惑的,歡迎留言跟我們說喔~~

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